Sobre este Software
En resumen, el software Layla-facturación es un software que permite:
- registrar y emitir facturas, boletas con detalle, guías de despacho y notas de crédito/débito.
- registrar facturas recibidas, además de guías y notas de crédito/débito.
- emitir cotizaciones, notas de venta y órdenes de compra y solicitudes de cotización.
- controlar pagos de clientes y pagos a proveedores.
- llevar la cuenta de cheques cobrados/por cobrar, pagados/por pagar.
- ayudar a controlar el stock.
- asignar vendedores a las ventas.
- generar diversos informes.
- controlar el acceso a usuarios de la aplicación, y ser usado en red.
Le ayuda a saber:
- cuáles son sus mejores clientes.
- qué, cuándo y cuánto ha comprado tal cliente.
- cuánto está pendiente/vencido por parte de clientes o por usted respecto a proveedores.
- el historial de pagos de cliente(s) o de usted.
- el listado de sus facturas y sus totales en un período, respecto a compras, y respecto a ventas.
- el stock y el detalle de su historial.
- las guías sin facturar.
- etc.
El software puede ser usado en red, o sea en varios equipos, estando la base de datos en sólo uno de ellos. Con control de acceso mediante contraseñas y permisos asignables.
Muy probablemente ya puede imprimir sobre las facturas con que usted ya cuenta (usted debe tener una impresora de matriz de puntos), ya que la impresión es configurable por el usuario.
Es posible la actualización automática del stock a partir de documentos tributarios (facturas, guías, etc.) emitidos o recibidos. También la actualización directa debido a fugas o cualquier concepto. No sólo se pueden consultar los numeritos en el stock sino que el historial de actualizaciones.
Puede registrar vendedores, y asignaciones de vendedores a facturas, pudiendo listar las facturas para un vendedor en particular y conocer los totales, o ver los montos de venta para cada uno de los vendedores en un solo informe.
Hay funcionalidad para registrar otros tipos de "gastos". Con monto, fecha, descripción y tipo. Se pueden listar los gastos por período y saber los totales. La funcionalidad es simple, pero podría ser de algún uso como complemento.
Permite facturar varias guías a la vez. Maneja impuestos adicionales al IVA. Permite facturar ya sea a casa matriz o a sucursal de cliente, etc.
Sobre esta Guía
Esta guía describe generalmente el programa e intenta resolver algunas dudas que pudieran surgir. No es un completo manual de usuario, después de todo, muchos módulos del software desglosan los pasos a seguir en el mismo, desplegando por ejemplo "paso 1: haga esto", "paso 2: haga esto otro" etc.
Qué hago primero
Debería configurar la impresión en sus documentos (Opciones->Configurar Impresión), si es que no fue ya hecho por el vendedor o necesita actualizar. Hay una sección más abajo sobre el tema.
Otra cosa es ir a Precios->Opciones, para que usted indique si maneja precios con o sin IVA. En cuanto a otras opciones, hay una sección más abajo sobre el tema de Listas de Precio.
También debe ir a Ventas->Opciones, para indicar el tipo de factura que usará por defecto, o si en sus boletas por defecto se omite el cliente, también el número en que partirá el correlativo de cotizaciones, etc. También vaya a Compras->opciones.
Puede luego pre-registrar Clientes frecuentes (Fichas->Ficha Clientes), pre-registrar Proveedores frecuentes (Fichas->Ficha Proveedores), y pre-registrar productos (Fichas->Productos y Otros). Observe que los Descuentos y Recargos globales TAMBIÉN se pre-registran, y lo ideal es crear un descuento por cada descuento posible, es decir, por ejemplo, un "Descuento 3%", un "Descuento 5%", etc. para no estar cambiando el % y la descripción del descuento durante facturación.
Existe una función en Opciones->otros->importar Productos/Clientes/Proveedores que sirve para cargar información de Excel, aunque tiene algunas limitaciones (por ejemplo, sólo soporta valores netos). Úselo con mucho cuidado, y use la función para borrar columna para cuando no se quiere importar alguna, por ejemplo, la unidad. De todas formas el vendedor probablemente ya efectuó esta carga de excel.
Si desea manejar bien el stock desde el principio con el programa, cuando esté a punto de partir, debe indicar las bodegas que usted maneja (Stock->Definir bodegas) y normalmente debe registrar una toma de inventario (Stock->Actualizar por Toma de Inventario) para indicar el stock que tiene al principio. Fíjese también en Stock->Opciones, y confirme las opciones que estén colocadas.
Puede considerar también registrar sus últimos documentos, por ejemplo, facturas del último mes, o impagas, guías del último mes, o que están sin facturar, etc. Tome en cuenta que si tomó el stock en una fecha dada pero finalmente ingresará las facturas de tiempo anterior a esa fecha, el stock no cuadrará por lo por ejemplo podría no actualizar el stock por esas facturas. Hay una sección más abajo sobre STOCK.
Configuración de Impresión
La necesidad de esta acción es que el programa pueda imprimir los datos que tiene que imprimir en facturas, guías, etc. en las posiciones que debe ser.
También hacer que otros documentos como las cotizaciones y las órdenes de compra lleven los datos de su empresa.
Sobre la impresión de facturas y otros documentos tributarios:
1) Note que todas las impresoras en que vaya a imprimir estos documentos, las debe registrar en el programa (Opciones->Configurar Impresión->Impresoras para documentos tributarios). Lea ahí la ayuda provista.
2) Diríjase a Opciones->configurar impesión->en facturas(o el documento que corresponda) y verá que hay una serie de números. Son medidas en milímetros. Debe ud. indicar, para cada dato que usted requiera imprimir, las posiciones "x" e "y" en que debe aparecer en el documento cada dato indicado. Las coordenadas 'x' deben ingresarse en las primeras casillas y las 'y' en las segundas. Por ejemplo, para las facturas, un valor (x, y) igual a (30, 40) para el campo 'Día', significará que el día de las fechas de las facturas, (por ejemplo, "11" o "12") aparecerá 30 milímetros más a la derecha y 40 milímetros más abajo que el tope superior izquierdo de la factura.
Las posiciones X apuntan al extremo izquierdo de la palabra, frase o cantidad, a menos en los casos que se indica lo contrario(algunas cifras se alinean a la izquierda por tanto hay qu eindicar su extremo derecho). Las coordenadas Y apuntan a su piso. Tanto X e Y no se refieren a las líneas que puedan haber a la izquierda o abajo de cadad dato sino a efectivamente a los bordes de lo que se va a imprimir.
Si usted no desea que un campo sea impreso en el documento, deje los campos correspondientes vacíos.
Es lo ideal que en este paso usted ingrese las medidas de verdad. Si después al probar la impresión, sale todo corrido, eso se arregla con el dato Ajuste x,y que se puede indicar en la ficha de la impresora en el paso 1).
Por eso también no es bueno probar imprimir desde el principio con una fotocopia de factura o factura nula. Pruebe con una hoja en blanco primero y vea si se equivocó al ingresar alguna medida. Puede comparar al trasluz con el documento original y no importa si tiene que mover la hoja para que calce. Realice alguna corrección en las medidas indicadas si es necesario. Luego una vez que de esta manera está ok, mida cuanto salió corrida la impresión, pues la cantidad de milímetros los debe indicar en la ficha de la impresora (paso 1) en el ajuste x, y como ahí se indica. Sólo al final después de eso puede probar con una factura nula (no fotocopia porque suelen salir ligeramente corridas).
Cuando al imprimir, usted seleccione una impresora de la ventana de diálogo donde sale la lista de impresoras, el programa usará la configuración que usted haya escogido para ella. La impresora indicada abajo a la derecha en la pantalla principal es sólo la impresora a usar para los previews en el programa. Los previews en el programa son a veces sólo aproximados, en especial podrían alcanzar a toparse a lo largo dos datos en el preview, pero no en la impresión final.
Observación: cuando configure y tenga que efectuar pruebas, deje guardada la factura(o lo que sea) primero. Y pruebe imprimir desde el módulo de consulta de factura (por ejemplo Ventas->facturas->revisar factura por número) porque en la pantalla de emisión de factura no se actualizan los cambios que usted hace en la configuración de inmediato.
Sobre la impresión de cotizaciones, solicitudes de cotización, órdenes de compra y notas de venta:
Puede cambiar algo en Opciones->configurar impresión->de cotizaciones(o lo que corresponda). En la primera pantalla que ve está lo que se imprime arriba en el documento. También necesariamente deberá modificar lo que se imprime en el pié de página en la pestaña del mismo nombre.
Configurar Usuarios
Para controlar el acceso al programa usted puede limitar a que funciones puede acceder cada quien, asignando "permisos". También indicar un horario en el cual poder conectarse y estación de trabajo. Esto es en Opciones->configurar permisos->definir usuarios y permisos.
Se registre lo que se registre, el usuario administrador siempre puede acceder desde el pc servidor a cualquier hora, sólo necesita su password en ese caso.
Sobre la lista de permisos:
- Los nombres de los permisos comienzan con un prefijo para ubicar mejor la opción en el menú del programa.
- Los permisos con prefijo que dice excepción (que están al final), operan al revés, si tuvieran un OK estarían restringiendo.
- Hay prefijos que dicen vendedor, estos sólo surten efecto si el usuario está asignado a un empleado que es vendedor.
- Note que hay cosas interrelacionadas, si un usuario tiene permiso para facturar(o hacer guía), también podrá entonces actualizar el stock ya que al facturar se actualizaría éste. También si anula una factura.
- También note que aparte de estos permisos de usuario también es importante cuidar el tipo de personas con que trabaja, aunque si alguien apenas se maneja con el software, es más seguro limitar bien lo que haría con él porque se puede equivocar y modificar algo que no debe por error y provocar confusión.
La verificación de estación de trabajo para los usuarios sólo puede ser utilizada si en su red las estaciones tienen siempre la misma dirección IP. Si por el contrario dichas direcciones cambian dinámicamente, es mejor mantener desactivada la opción. Tanto esta opción como la del horario de conexión se pueden activar o desactivar en Opciones->configurar permisos->opciones.
Facturar
Debe indicar el cliente, si sabe que es nuevo indíquelo, sino, seleccione buscar y podrá buscarlo por RUT, nombre corto o partes cualquiera de su razón social. Verifique la dirección que saldrá arriba en la factura (generalmente esta verificación es más importante para guías de despacho si es que usted pone la dirección de destino arriba), si hay que registrar una nueva sucursal debe hacerlo. La siguiente pantalla sólo se muestra si el cliente tiene guías sin facturar, sino nos vamos ya a la pantalla donde debe confirmar la fecha, condición de pago, e ir agregando los detalles de la factura. Los totales se van recalculando automáticamente a partir de los detalles. Los botones descuento o recargo son para agregar un descuento o recargo global. Si desea mostrar un descuento unitario par asólo un item, en el mismo detalle del ítem al lado del precio unitario puede indicarlo.
Mientras factura, para eliminar un detalle de la factura si se equivocó, selecciónelo y presione la tecla Suprimir (o 'Del' o 'Supr' dependiendo de su teclado). Para sólo corregir cantidad o precio, o especificar más la descripción, puede hacer doble click sobre él. Como la facturación se relaciona con el stock y la lista de precios se explica en las secciones correspondientes.
Registrar Productos y otros Ítems facturables
Puede definir productos antes de facturar yendo a Fichas->Productos y Otros(fichas)->productos o bien a Fichas->Productos y otros(clasificación).
El uso de códigos para los productos es sólo opcional.
Como usted puede notar, los productos se registran en categorías(o tipos), lo que permite después tener informes por categorías.
Las "clasificaciones" constituyen una definición de categorías (muy complicado?) y el tener más de una permite poder subdividir los productos de más de una forma (o sea tener más de una lista de categorías).
La clasificación "General" es la por defecto, y no se puede eliminar, pero usted puede agregar más.
Si usted agrega un producto al momento de consultar los productos de una categoría, éste se agrega a esa categoría. Si usted tiene más clasificaciones, el producto quedará en la categoría "*sin clasificar *" de esa clasificación, al igual que si no especifica categoría al crear un producto desde otros módulos.
La creación de categorías sirve para poder filtrar, ordenar u organizar algunos informes por categoría de productos. Por ejemplo el típico ventas por categoría, o bien ordenar una lista de precios por categoría, etc.
Anular documentos
Para anular documentos registrados, debe consultarlo y presionar el botón Anular. Si el documento NO ha sido registrado, debe usar la opción para "registrar guía nula" o "registrar factura nula" etc. dependiendo del caso, accesible directamente desde el menú del programa.
Modificaciones y eliminaciones en facturas y otros
Con tal de asegurar debidamente la integridad de la información, hay restricciones en cuanto a eliminación de información. Por ejemplo, no se puede eliminar una factura si ya registra pagos (en tal caso si realmente quiere hacerlo, debería eliminar sus pagos primero), asimismo no puede eliminar un cliente si ya registra documentos. Este comportamiento sobre todo no es una limitación sino que está diseñado así a propósito por buenas razones. En cuanto a modificaciones eso sí, podrían haber limitaciones un poco más cuestionables.
Un problema que surge a veces es que se ha emitido una factura ya pero faltó un detalle o hay un precio erróneo. Una manera de corregir, sin tener que volver a ingresar todos los detalles de nuevo es, ir a facturar denuevo, y en el primer paso, arriba a la derecha usar el botón "Facturar a partir de" opción de rehacer una factura. No anule ni elimine la factura antes que hacer esto porque se anula/elimina al usar esta opción. Si usted intenta modificar directamente una factura de venta puede modificar varios datos, pero no los detalles.
Modificar el número y a veces el tipo de algunos documentos, por ejemplo una factura, se puede hacer al consultar la factura y apretar en el botón de tres puntitos que está abajo a la derecha.
Informes que abarcan sólo facturas
No olvidar que algunos informes abarcan sólo facturas, o sólo facturas y boletas sin abarcar notas de crédito y débito. Así que éstos podrían no mostrar la estadística exacta o total de las ventas(o compras).
Registrar Pagos
Se pueden introducir en Cobros->registrar pagos, y Pagos->registrar pagos. Para ventas y compras respectivamente.
Además de los tipos de pagos más conocidos, existe algo llamado "Descuento". Descuento significa cualquier bonificación/descuento que se le haya hecho al cliente con posterioridad a la faturación. Básicamente es una forma de poder hacer cuadrar las cosas para cuando se emiten notas de crédito que involucran un descuento(por devoluciones u otra razón), ya que cuando se emite una nota de crédito el software no descuenta automáticamente ningún monto de lo que el cliente debe, por lo que tendrá que bonificar aquí por el monto total en la nota de crédito, a las facturas que corresponda. También si hay unos pocos pesos que no se cobrarán, para que la factura no siga apareciendo como impaga indefinidamente.
Todos los pagos en el programa tienen que ser sobre ya sea: facturas, boletas y notas de débito emitidas, o facturas y notas de débito recibidas, o gastos. No se soporta registrar un pago que haya sido un anticipo al cual no se le haya emitido o registrado alguno de los anteriores.
Si usted se equivocó al registrar un pago, si se equivocó en sobre qué facturas debía aplicarse, o en el monto, deberá BORRAR el pago (puede entrar desde el listado de pagos) y reingresarlo. Tenga bien anotado como era antes de borrar. Sólo si se equivoca en otro tipo de datos, como el número del cheque o número de operación, puede modificar directamente, al consultar el pago.
Hay varios informes pero el que más se usa para saber que tiene que cobrar uno es el de listado de facturas, vista con info de pagos. Tendría que usted marcar el filtro para que muestre sólo lo que tiene deuda.
Precios y Listas de Precios
Hay básicamente 2 tipos de Listas de Precios. Globales y Parciales. Las globales abarcan TODOS los productos y servicios, y las parciales usted manualmente debe indicar que productos o servicios incluyen. Se crean en Precios->definir listas de precios. Allí se pide un margen de venta para los productos y otro para los servicios. Para los productos es un margen que calcula el precio de venta a partir del costo del producto. Para los servicios, se aplica no sobre el costo sino sobre el precio de venta que esté definido para el servicio en su ficha. Esto no quiere decir que todos los productos vayan a tener siempre el mismo margen en una misma lista de precios, ese es sólo un margen por defecto. En precios->modificar listas de precios, usted puede asignar un margen distinto a los productos que quiera. O bien puede asignar el valor exacto en pesos. En esa pantalla hay una columna que dice "QM". Significa "quien manda", si es que manda el margen, o si manda el precio fijo, o sea de eso depende que ocurre si el costo del producto cambia (si cambia el costo del producto, para los productos cuyo valor esté dado con un margen, se modificará su precio).
A un cliente se le puede pre-asignar una lista de precios global, y superponer una lista de precios parcial. Siempre se le debe asignar una global, y opcionalmente una parcial. Cuando hay parcial asignada, esa tiene prioridad sobre la otra. Sin embargo lo que tiene más prioridad aún en determinar el precio de venta, son los llamados "precios especiales a clientes" donde se puede indicar específicamente que a tal cliente, tal producto se le vende a tal valor.
Al mismo tiempo se pueden registrar descuentos adicionales para el caso de que se vendan una determinada cantidad de ciertos productos en una factura (definiendo ponderamiento de precios según cantidad y asignando a productos). Esto es en menú Precios->listas de precios según cantidad.
Cálculo de costos y rentabilidad
El programa en la ficha del producto pide obligatoriamente un costo, dicho costo quedará como de referencia y como el costo actual inicial del producto. De ahí en adelante, el costo actual del producto se recalcula según las compras efectuadas y el stock del producto. Usando la lógica del costo promedio: por ejemplo, hay 5 mouses en stock y el costo de c/u es $3.000. Se compran otros 5 pero a un valor de $2.000, entonces el costo actual del producto queda en $2.500.
En realidad no es tan simple porque también existen guías no facturadas, en ese caso se sacan los precios de las guías.
Las facturas y boletas van tomando de ahí los costos para calcular su rentabilidad. Le recomiendo revisar el informe en el menú más informes->listar facturas y boletas con info de costos, ahí sale una columna costo que muestra el costo que fue asignado a cada factura o boleta, y si hace un click en una factura/boleta, abajo sale el costo asignado por c/detalle.
En todo caso usted puede corregir el costo actual del producto yendo al menú Costos->correcciones de costos. También usted puede modificar el costo que quedó asignado a cada detalle de una factura si va al menú más informes->listar facturas y boletas, vista con info de costos, donde abajo en cada detalle de factura o boleta seleccionada usted puede modificar el costo unitario de los detalles. 'PRO' significa costo promedio, o sea el calculado automáticamente. 'MAN' normalmente son los costos modificados por usted mismo en esta pantalla.
En el informe del menú costos->listar productos, vista con info de costos, también se habla de un costo de stock inicial. Este se refiere al costo de los productos incluso antes de procesar la primera factura de compra, que tiene sentido cuando hay un stock inicial. Al principio este valor toma el mismo valor de costo de referencia en la ficha del producto, pero usted aquí puede modificarlo.
En el menú stock->listado de vales maestro, puede usted modificar el orden de aplicación del recálculo del costo promedio. Digamos por ejemplo, que usted el mismo día compró 5 mouses y los vendió, pero registró primero la factura de venta. En ese caso puede cambiar el orden para poner la factura de compra primero si lo desea para que la venta alcance a reflejar ese costo.
Existen limitaciones en lo que es el tema del cálculo de los costos y por ende rentabilidad en el programa, que se detalla más abajo en el tema Limitaciones.
Stock en general
El programa a las actualizaciones de stock les llama Vales ya que llevan un correlativo y es posible imprimir esos movimientos. Actualización por Entrada o Salida, es un incremento o decremento en el stock. Toma de Inventario, es para definir la cantidad exacta de stock de un producto, no toma en cuenta el stock anterior.
Estos movimientos se generan de dos formas:
- Directamente desde el menú de stock. Usted puede registrar los movimientos directamente. Por ejemplo, si existe una merma debería emitir un vale de salida. O si se quiere registrar una toma de inventario, necesariamente debe registrar esto usted desde este menú.
- Al facturar, emitir guía, registrar compra, etc. también se registra automáticamente un vale. Por ejemplo, para una factura recibida se genera siempre un vale de entrada.
Note que el control de stock tiene que estar activado para que funcione. En Stock->opciones usted activa que se actualice el stock al facturar y emitir otros documentos. Además de eso, en la ficha de los productos hay un indicador que dice "Lleva stock?" que debe estar en Sí para que ese producto por defecto pueda controlarse.
Note que al facturar, (si está activado el stock al facturar), hay un paso que dice "Actualización de stock". Parece algo redundante pero son esos detalles que van ahí los que determinan que es en definitiva lo que sale del stock. Porque es posible que no coincida exactamente con los detalles del documento. O que salgan de una u otra bodega. Entonces hay que especificar. Sobre todo en compras, es posible que el detalle del documento clasifique los productos de manera distinta a como lo hace usted. Por ejemplo, en la factura de compra dice "traje de cuero", pero para usted eso implica un pantalón y una chaqueta. Entonces usted en el paso de actualización de stock, sí lo detalla como usted lo entiende para que se pueda incrementar bien el stock.
Que pasa si se equivocó usted en un vale. Al consultar un vale, arriba a la derecha se muestra un número de revisión, y se permite modificar los detalles del vale sólo creando una de dichas revisiones. Así quedará registro de las revisiones anteriores y que usuario del programa las registró.
Vale la pena aclarar que la actualización de stock propuesta automáticamente por una factura que abarca guías de despacho, por defecto sólo abarca el saldo de los detalles que no se incluyen en las guías mencionadas, si no agregó nada nuevo entonces nada.
Puedo poner mi logo en el programa?
Sí, en el directorio de instalacion de Layla Servidor, vaya a la carpeta datos, y enseguida a la carpeta emp_SURUT, y luego a la carpeta logos. Alli pueden haber varias imágenes, todas de tipo JPEG (de extensión .JPG o .JPEG), con los nombres siguientes:
Cuidado de no modificar nada más aparte de esto. Sólo necesita grabarlas en el computador donde está Layla servidor. Si hay más computadores, puede ejecutar en ellos Opciones->Actualizar Imágenes y con eso se copiarán las imágenes al computador en cuestión.
Están mis datos seguros?
La información se encuentra en el computador servidor y la seguridad es casi tan alta como las restricciones de acceso a él. Si alguien copia su base de datos, podrá ver su información. Si además contase con el layla o lo copiase también, la podrá ver con toda comodidad. Al menos las contraseñas que usted registra en el software estarían bastante seguras incluso si copian sus archivos(porque están encriptadas), pero SOLAMENTE si los usuarios escogen buenas contraseñas, o sea: difíciles de adivinar, que NO sean un número, que NO sean sólo una palabra del diccionario o un nombre, y que tengan un largo apropiado (Layla sólo exige 6 caracteres, pero es mejor más).
Limitaciones Numéricas
La cantidad máx. admitida de decimales para todos los porcentajes, es de 2.
La cantidad máx. admitida de decimales para precios unitarios y para cantidades de cada producto (en factura o en stock) es de 6.
Otras "limitaciones"
En ninguna parte es posible incluir comillas simples ni dobles. Si lo intenta, serán reemplazadas por un acento agudo(´).
En los campos que pueden consistir de más de una línea (por ejemplo, descripciones de productos) tampoco pueden incluirse doble slashes ("//"), ya que internamente ellas significan un fin de línea. Sin embargo en observaciones de personas (clientes, proveedores, etc.) y textos en la configuración de impresión de cotizaciones y órdenes de compra, sí se puede de todas formas escribir "http://".
No tiene nada que tenga que ver con vales de venta. Ni nada que tenga que ver con impresoras fiscales.
El modo de impresión "directo" (el recomendado para facturación) no soporta ciertos caracteres especiales.
La impresión de cotizaciones y otros documentos NO soporta imprimir más de una hoja en orientación horizontal. Sólo vertical.
Se soporta registrar sólo hasta 10 bodegas.
Si usted emite una guía de despacho por más de una nota de venta, y no las abarca por completo, los dos informes sobre notas de venta que se encuentran en (ventas->notas de venta) podrían no desplegar información correcta sobre la nota de venta que quedó pendiente.
En el cálculo de costo promedio, hay dos limitaciones:
1.- No se considera notas de crédito ni débito en los cálculos. Si hay, y es necesario corregir, habría que corregir el costo del producto manualmente (costo->correcciones de costo por ej.)
2.- Si bien es cierto que si usted modifica parte del historial del stock, por ejemplo, unos días atrás, los costos se recalculan
de ahí hacia adelante (fijarse en stock->ver historial de stock(listado de vales) para ver el orden), la limitación refiere a que las facturas que facturan guías se les calcula el costo promedio pero quedan con tipo de costo "MAN", o sea sus costos no se recalcularán si se hacen modificaciones para atrás.
(C) 2004-2005-2006-2007, Antonio Diéguez,
antonio@pincha.cl
http://pincha.cl/layla